Organizirajte svoje delovno življenje v 5 preprostih korakih

Ocenite e-poštna sporočila, ki jih prejmete vsak dan. Ali želite dobiti novice ali posodobitve, ki vam ne služijo? Odjavite se, pravi svetovalec za produktivnost Carson Tate, ustanovitelj svetovalnega podjetja za produktivnost Delo preprosto. Če bo e-poštno sporočilo obravnavalo manj kot nekaj minut, storite to takoj, čeprav to pomeni, da ga boste izbrisali ali arhivirali. Če je treba odgovor vključiti, poskusite spremeniti vrstico predmeta v dejanje. „Recimo, da sem prejel e-poštno sporočilo o reviziji predstavitve PowerPointa. To je moj korak, ki ga vtipkam v zadevno vrstico, zato mi ni treba prebrati e-pošte, «pravi Tate. Ali lahko vaš e-poštni strežnik avtomatizira nekatere stvari, ki jih pogosto počnete? Skupne odgovore spremenite v podpise ali poskusite samodejno vložiti: »Pravilo lahko v Outlook napišete samodejno premaknite sporočila iz neposrednih poročil v mapo z datotekami, "pravi Tate," kar je super za iskanje stvari kasneje. "

Vse, kar počnete, vstavite v digitalni koledar - vključite sestanke, da, vendar tudi zavirajte čas za pojest kosilo. "Koledar je vizualna manifestacija vašega časa, zato bi ga morali uporabljati kot načrt za svoj dan, ne pa kot mesto, da drugi za vas načrtujejo dan," pravi John Zeratsky, soavtor

Rasmussen pravi, da želite zmanjšati ohlapne papirje na vaši mizi. (Če želite še bolj zmanjšati nered, skenirajte dokumente, ki jih želite obdržati in ustvarite Google Drive mape za datoteke, tako da lahko do njih dostopate kjer koli.) Dokumente razvrstite v kategorije glede na to, ali jih morate prebrati, vložiti, poslati naročilo, poklicati nekoga ali poiskati splet gor. Se vam zdi, da je ves papir preplavljen? Izberite samo eno območje svojega delovnega prostora - lahko je tako majhen kot en predal ali velik kot celotno namizje - in očistite vse, za kar veste, da ne potrebujete. Ponavljajte na več področjih, dokler ne pokrijete celotne pisarne.

Izposodite si organizacijsko strukturo pametnih telefonov. Podobne aplikacije (mislite, da so zdravstvene naprave ali nakupovalne aplikacije) lahko razvrstite v mape. Tate predlaga, da to uporabite kot vodilno načelo za organizacijo računalniških datotek. V pomoč je lahko tudi dodajanje datumov v imena mape; to je pravi čas, da preverite smernice hrambe digitalnih zapisov vašega podjetja in ugotovite, koliko časa morate shranjevati dokumente in kaj lahko smeti. Glede dokumentov, ki jih hranite, "razmislite, kako in kdaj jih pridobite," pravi Tate. Do datotek, ki jih pogosto uporabljate, mora biti lahko dostopen. »Če želite poimenovati datoteke v sistemu za iskanje, si oglejte dokument in se vprašajte: 'Kaj je prva stvar Mislim na to, ko pogledam ta dokument? "Kar mi najprej pride na pamet, je ime vaše datoteke," je povedala pravi.

Lauren McGoodwin, ustanoviteljica in izvršna direktorica Kariera Contessa, spletno mesto za poklicno pot žensk, predlaga, da si vsak dan zapišete naloge, preden vsak večer zapustite pisarno. »Naloge poskušam postaviti v prednostne stopnje. Razdelim jih na „visoko prednostno“, „enostavne zmage“ in „lahko počakam naslednji dan“, pravi. S tem ji pomaga, da vključi osebne dokumente, kot je vadba, saj lahko vidi, kdaj bo imela žep čas. Odvisno od tega, ali bo vaš seznam digitalni ali analogni. Nekatere raziskave kažejo, da lahko s pisanjem naloge več dosežete. Tate pravi, da ima raje digitalne sezname, ker je težko zasnovati prihodnje projekte, če nimate fizičnega prostora zanje v svojem načrtovalcu papirja; v digitalnem lahko enostavno spremljate prihodnje mesece in leta.