Ko gredo pravila podjetja narobe: je to birokracija ali BS?

Kmalu boste dokončali projekt in preprosto potrebujete podpis vodje oddelka za uradno odjavi se delo. Na žalost ta oseba je iz pisarnein na poizvedbo ugotovite, da postopki zahtevajo podpis te osebe in samo te osebe. Posledično zamudite rok.

Ali pa dokončate celotno poročilo in ugotovite, da je neka komisija spremenila obliko poročila, ne da bi vas o tem obvestila. Posledično morate popolnoma pregledati in prestrukturirati svoje poročilo. Skratka, birokracija je stopila na pot.

Peter Drucker, oče sodobnega menedžmenta, je opozoril, da traja le približno 20 minut, da se birokracija uveljavi. Drucker je tudi dejal: "Birokracije se nanašajo na pravila, ne na rezultate." Ne razumite me narobe, birokracija ima veliko pozitivnih vidikov. Zagotavljajo smernice in standardizirane postopke ter enotnost pri blagu ali storitvah in ob ustrezni uporabi lahko vodijo do pravične obravnave. Ko pa se maloumni ljudje striktno držijo birokratskega kodeksa, brez kritične analize, brez razmišljanje o širših posledicah in zanemarjanje najpomembnejšega poslanstva podjetja, lahko ubije organizacija.

Evo, kdaj lahko birokracija povzroči težave:

Preglasi kritično mišljenje

Nekatera birokratska pravila preprosto nimajo smisla. V neki organizaciji je obstajala kadrovska politika, da se lahko odločitve o napredovanju in plačah sprejmejo samo na določen datum vsakih šest mesecev. Dragocen uslužbenec je prejel ponudbo konkurenta in je prosil za povišanje plače, da bi ustrezal tej ponudbi. Čeprav vodenje želel zaposlenega obdržati, kadrovsko pravilo je veljalo, protiponudba ni bila mogoča, in zaposleni je odšel. Za vprašanje, kdaj in kako je treba upoštevati birokratska pravila in kdaj je treba narediti izjeme, je potrebno kritično razmišljanje.

V nasprotju s poslanstvom in namenom organizacije

V znani trgovini z oblačili, ki se ponaša z odlično storitvijo za stranke, je uveljavljena stranka želela vrniti oblačilo za vračilo denarja. Čeprav je prodajalec oblačilo prodal stranki, je veljala stroga politika "brez računa ni vračila". Čeprav se je trudila, prodajalka ni mogla prepričati vodstva, da naredi izjemo. "Izgubil sem najboljšo stranko," je rekel prodajalec.

Ko pravila ovirajo napredek

Pravila in predpisi birokracije morajo organizaciji omogočiti, da doseže svoje cilji. Ko pravilo ovira napredek, je treba pravilo takoj ponovno ovrednotiti.

Kako se boriti proti birokraciji?

Prvič, za boj proti birokraciji sta pogosto potrebna pogum in vztrajnost. Člani organizacije – tako vodje kot zaposleni – morajo vstati in nekaj povedati, če menijo, da je treba birokratska pravila ponovno premisliti, spremeniti ali začasno opustiti.

Drugič, birokracija v svojem poskusu, da bi bila poštena in nepristranska, včasih deluje brezbrižno. Pri soočanju z neučinkovitimi in neučinkovitimi birokratskimi praksami pa je pomembno človeštvo vrniti v situacijo. Vodje se morajo odzvati na primere, ko so birokratska pravila šla po zlu, in razmisliti, kaj je najboljše za vse vpletene, pravila naj bodo prekleta!

Nazadnje je pomembno vprašanje pravičnosti. Upoštevati moramo, kaj je pravično za vse vpletene strani, in širše posledice uveljavljanja (ali ne) birokratskih pravil in postopkov.

Skratka, birokracija je dobra, ko dela za nas in naše organizacije, vendar se lahko zlahka oddalji od namena in poslanstva podjetja. V drugih primerih lahko ljudje v organizaciji uporabijo birokracijo za svoje sebične namene (da se izognejo delu; do kaznovati tiste, ki jih ne marajo, tako da se držijo nesmiselnih postopkov). Naša naloga kot vodij in pooblaščenih sledilcev je zagotoviti, da birokracija deluje pozitivno za celotno organizacijo.