11 skrivnosti sporočanja slabih novic pri delu

Povratne informacije pošljite hitro, vendar ne takoj.
Ne čakajte na letni pregled, da razkrijete področja izboljšav. Hitro posvetite pozornost težavam, tako da bodo podrobnosti sveže v vaših glavah. Dan po incidentu je sladka točka; malo časa ugasne preveč vroča čustva in vam omogoča, da se s svojimi besedami pripravite in bolj premišljeno. "V tem trenutku bosta obe strani imeli močnejšo, manj koristno reakcijo," pravi Jennifer Porter, poslovodna partnerica Skupina Boda, podjetje za razvoj vodstva in ekipe. Letni ali četrtletni pregledi bi morali zajemati cilje in se osredotočiti na povratne informacije v prihodnosti - na primer, kaj mora kdo narediti več ali več manj za napredovanje v svoji karieri ("Če bi postali bolj izkušeni v analitiki podatkov, lahko vidim, da skočite na naslednje raven ”).

Zapomni si svojo namero.
Pomislite, zakaj želite najprej deliti povratne informacije. "To počnete, ker želite pomagati osebi, da uspe," pravi Porter. Takrat se bo morda zdelo manj dobronamerno kot to - morda se vam zdi, da morate le zajeziti slabe navade ali popraviti lažno delo - vendar kakršne koli povratne informacije pomagajo vaši skupini, da se uči in raste. Prav tako si želite zaslužiti njihovo zaupanje. "Če ne posredujete povratnih informacij, bo nekdo drug opravil in morda ne bo opravil tako dobrega dela, kot bi ga imeli," pravi Freyan Billimoria, direktor oddelka za ljudi Skillshare, spletna skupnost za učenje. Med pogovorom izrazite svojo namero. Recite: "To vam govorim, ker mi je mar za vas in želim, da ste čim bolj učinkoviti."

Razmislite o vsebini, ne o dostavi.
Mnogi menedžerji skrbijo, kako bodo ublažili udarec, namesto tega, kar bodo povedali, pravi Porter. "To je tako, da bi se pripravili na govor in se osredotočili na to, kaj boste oblekli, namesto na vsebino svoje predstavitve," ugotavlja. Vprašajte se: »Kaj je moje osnovno sporočilo? Kaj upam, da ta oseba odvzame pogovor? Kaj želim, da se zgodi naslednje? “Zapišite, kaj boste govorili in vadili pod tušem ali na zaupanja vrednem sodelavcu. Nič v vedenju ali ravnanju, namesto da bi razpravljali o občutkih in dajali konkretne primere, na primer "Opazil sem, da ste na tem srečanju šestkrat motili ljudi" (nasproti: "Nesramni ste sodelavci «).

POVEZANE: Tu je natančno to, kako doseči prilagodljiv razpored pri delu

Začnite z vprašanjem.
Razprava mora biti dialog, ne pa monolog. Recite: "Rada bi imela pogovor z vami, da bi delila nekaj povratnih informacij. Je to v redu? "Človeška narava je reči, da da, a s prošnjo za dovoljenje lahko okrepite odnos, pravi Porter. Druga taktika: Naj druga oseba vodi pogovor. Recite: "Rad bi govoril s tabo x. Kaj mislite, da je šlo dobro? Kaj mislite, da niste storili? «Dajte svojemu zaposlenemu čas za odziv. "V mnogih primerih že vedo, kje jim primanjkuje," pravi Fran Hauser, avtor Mit o lepi deklici ($16; amazon.com). "Ko pogovor predstavljate kot sodelovanje kot kritiko, je ton bolj podporen."

Uporabite manj besed.
Bodite čim bolj natančni. Nejasne ali klišejske besedne zveze ("Morate delati na svoji vodstveni prisotnosti") ali povratne informacije s sladkorjem prevzamejo poslušalca, kar povečuje verjetnost, da bodo v celoti zgrešili vašo mnenje. "Če uporabite 100 besed, da rečete, da je nekdo zamudil rok, pretirano pojasnite," pravi Porter. Ko enkrat naložite besede za polnjenje in mehčalce ("Vem, da ste prezaposleni"), se začnejo povratne informacije počutiti osebne in pristranskosti lahko zlezejo, pravi Billimoria. Namesto tega pridite do točke in omenite, kaj ste opazili. Povejte: »Opazil sem, da smo zamudili rok za zadnji dve poročili. Kaj se je zgodilo?"

Ne zalivajte svojega sporočila.
Običajna navada, da med dvema rezinama pohvale zastavljate negativne povratne informacije, je morda nagonska, vendar je to ena največjih napak, ki jo menedžerji delajo, pravi Billimoria. Skrivanje povratnih informacij v komplimentih, ki se odvrnejo, odvzame moč vašim besedam. "Ljudje vidijo, da prihaja; potem bodo zavrgli pozitivno, počakali na negativno in ne bodo zaupali, kaj morate povedati, "pravi Porter. Kaj lahko storite, da boste prijazni, a neposredni: povratne informacije izrazite pozitivno, pravi Hauser. Recite: "Veliko gre dobro, vendar imam konstruktivne povratne informacije o nekaterih stvareh, ki jih je treba izboljšati" ali "Imam nekaj nasvetov, ki bi vam lahko pomagali."

POVEZANE: S svojimi nasveti za upravljanje e-pošte profesionalca se spoprijemajte s prejeto pošto

Navedite kontekst.
Zakaj vas skrbi, če nekdo dostavi delo pozno? Ali predstavitve ne formatirajo popolnoma? Odgovori so vam morda očitni, vendar mora zaposleni razumeti, zakaj stojijo za vašimi povratnimi informacijami. Poskusite umestiti posebne opombe v večjo sliko - na primer: »Ko naš oddelek zamuja z delom, to vpliva tudi na druge ekipe« ali »Ko so vaše finančne informacije Hauser lahko pojasni, zakaj je vaše mnenje pomembno, če pojasnite, zakaj so vaše povratne informacije pomembne, olajšati njihovo pošiljanje in slišati.

Bodite empatični.
Prejemanje kritičnih komentarjev je težko. "Ni pomembno, kako spretni ste pri posredovanju povratnih informacij. Še vedno pika, "pravi Porter. Ne bodite pretirani, poslušajte stališče druge osebe in ostanite mirni. Če se le da, se izogibajte besedi "vi". "Zaradi subtilne izbire besed se pogovor lahko pokaže kot dialog kot napad," pravi Hauser. Na primer, namesto da bi rekli: "To je tisto, kar mislim, da bi lahko naredili drugače", recite: "Mislim, da bi to lahko naredili drugače."

Naredite to iz oči v oči.
Pošiljanje težkih novic po e-pošti ali telefonu je mamljivo, vendar je osebno srečanje (ali prek Skypea ali FaceTime-ja) učinkovitejše, pravi Hauser. Omogoča vam branje neverbalnih napotkov in čustvenih namenov. "Biti iz oči v oči je edini način, da zagotovite, da lahko druga oseba začuti vaše sočutje," pravi Hauser. Če svojega zaposlenega ne vidite, bo težje ugotoviti, ali so vznemirjeni ali celo pozorni na to, kar govorite. "Stojte naravnost in vzdržujte očesni stik, ne glede na to, kako težko je to," pravi Hauser.

Imeti načrt nadaljnjega ukrepanja.
Pogovor zaključite z razpravo o naslednjih korakih. Vprašajte se, kako ste lahko koristni in se skupaj odločite, kdaj se boste morali pogovarjati znova (dnevi, tedni ali meseci kasneje, odvisno od vprašanja). Potem se prijavite čez dan ali dva, da vidite, kako se druga oseba počuti. Navadno je, da se sprejemalec povratnih informacij odmakne od ranjencev, čeprav je bil produktiven, pravi Porter. "Ljudem morate dati čas za obdelavo," pravi Billimoria. "Ključ do močnih odnosov je, da se vrnete nazaj." Ko boste to storili, si boste zaslužili zaupanje, kar bo omogočilo skupno rabo povratnih informacij naslednjič.

Ne pozabite tudi sami pohvaliti veliko pohvale.
Posredovanje pozitivnih povratnih informacij postane del vaše rutine - ne stiskajte le v neprijetne pogovore. Bistvo ni zgolj v tem, da bi ljudi umestili ali vsem podelili pokal; pozitivne povratne informacije so orodje za profesionalni razvoj. Najprej je konstruktiven - koristno je, da ljudje vedo, kaj delajo dobro, da lahko nadaljujejo. Drugič, pomaga ustvariti kulturo, ki je bolj odprta in strpna do povratnih informacij, pravi Porter. Tudi tukaj bodite natančni. Recite: "Res mi je všeč način, kako ste se spopadli s tem izzivom" ali "cenim, da ste se pogovarjali z drugimi oddelki, da bi dobili njihov nakup." "Za vsako kritiko morate dati vsaj pet pohval," pravi Hauser. "To pripelje ljudi do kraja, kjer hrepenijo po povratnih informacijah."